Tietosuoja Mäntyharjun seurakunnassa

Suomen evankelis-luterilaisella kirkolla ja Mäntyharjun seurakunnalla on pitkät perinteet henkilötietojen käsittelyssä jokapäiväisessä toiminnassamme. Olemme osa yhteiskuntaa ja julkisoikeudellisena toimijana kaiken toimintamme on oltava läpinäkyvää sekä arvojemme mukaista. Vastuullisuus ja luottamuksellisuus korostuvat myös tietosuoja-asioissa ja olemme sitoutuneet suojaamaan jäsentemme, henkilöstömme sekä asiakkaidemme yksityisyyttä.

Mitä tietoja minusta voidaan kerätä?

Seurakuntien toiminta ja jäsenyys edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Näitä ovat mm.

- tunnistamistiedot, kuten nimi ja henkilötunnus henkilön yksilöimiseksi
- yhteystiedot, kuten osoite, seurakunta, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- seurakunnan jäsenyyteen ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten ilmoittautumiset tapahtumiin, tilaisuuksiin ja toimintaan sekä niihin liittyvät tiedot.
- lisäksi voimme kerätä asiointiin, tilauksiin, sopimuksiin ja toimintaan liittyviä tietoja toimintaamme varten

Tietojen pääasiallinen lähde on henkilö itse. Tämän lisäksi voimme saada mm. jäsentietojärjestelmän yhteystietojen päivittämiseen tietoja väestötietojärjestelmästä.

Mihin henkilötietojani käytetään?

Käytämme henkilötietoja Mäntyharjun seurakunnan toiminnan ylläpitämiseen, jäsenyyden ja asiakassuhteiden hoitamiseen. Lisäksi käytämme henkilötietoja toiminnan ja palveluiden tuottamiseen, kehittämiseen ja laadunvarmistukseen.

Käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme tietojasi lakisääteisiin velvoitteisiin perustuen, esimerkiksi Kirkkolaki määrää kirkonkirjoista. Käsittelemme tietojasi myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella seurakunnan jäsenyyden, palvelussuhteen tai muun merkityksellisen asiakassuhteen johdosta. Käsittelemme henkilötietoja myös sopimussuhteen perusteella, esimerkiksi vuokrasopimukseen liittyen. Lisäksi voimme käsitellä tietoja henkilön antamaan suostumukseen perustuen.

Miten tietoja säilytetään ja suojataan?

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä hyvää hallintotapaa ja tietosuojakäytäntöjä. Olemme arvioineet käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtyneet tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi. Pääsy tietoon on rajoitettu niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtävissään. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä tai käsittelemiseltä sekä teknisin että hallinnollisin toimenpitein.

Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tietosuojaselosteiden esittämät käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten Kirkkolain, väestökirjanpidon, sekä kirjanpitoa ja muuta toimintaan koskevien vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus

  • pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista
  • pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

 

Yhteystiedot

Mäntyharjun seurakunnan tietosuojavastaava

Jyrki Lahti
jyrki.lahti (a) evl.fi, p. 040 827 7783

Kansallinen valvontaviranomainen

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi

www.tietosuoja.fi

Tietopyyntö

Voit tehdä tietopyynnön itseäsi koskevista henkilötiedoista asioimalla Mäntyharjun seurakunnan kirkkoherranvirastossa. Pyyntö tehdään kirjallisesti ja toimitetaan henkilökohtaisesti kirkkoherranvirastoon. Varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi. Tietopyyntölomakkeita on saatavilla kirkkoherranvirastosta. Toimitamme tiedot aina kirjallisesti.

Mäntyharjun seurakunta, kirkkoherranvirasto
Kompantie 6, 52700 Mäntyharju
Avoinna ma, ti ja to klo 9-12, ke ja pe suljettu.

 

 
 


TIETOSUOJASELOSTE SUOMEN EVANKELIS-LUTERILAISEN KIRKON YHTEISESTÄ JÄSENREKISTERISTÄ (KIRJURI)

 

  1. Yhteisrekisterinpitäjät 

Kirkkohallitus 

Eteläranta 8 

00130 Helsinki 

kirkkohallitus(at)evl.fi 

09 18 021 

 

Lahden aluekeskusrekisteri 

Kirkkokatu 5, 15110 Lahti 

PL 84, 15111 Lahti 

lahti.keskusrekisteri(at)evl.fi 

03 89 111 vaihde 

 

Yhteyshenkilö:  

keskusrekisterin johtaja Leevi Ruonakoski, leevi.ruonakoski(at)evl.fi, 044 719 1270 

  1. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus? 

Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsentietoja ylläpidetään kirkon yhteisessä jäsenre-kisterissä (jäljempänä Kirjuri). Kirjurin tietoja käytetään seurakuntien ja seurakuntayhtymien omassa toiminnassa ja hallinnossa sekä kirkon jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. 

Lahden aluekeskusrekisteri vastaa Kirjurissa olevien omien seurakuntiensa jäsenten henkilötietojen käsittelyä koskevista asioista, rekisteritietojen virheettömyydestä sekä jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta. 

Kirkkohallitus saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa sekä tilastojen laatimisessa ja kirkon toimintaan liittyvien tutkimusten tekemisessä. Tuomiokapituli saa käyttää jäsenrekisterin tietoja kirkkolaissa tai sen nojalla säädettyjen tai määrättyjen tehtävien hoitamisessa. 

Kirkkohallitus vastaa jäsenrekisterin yleisestä toimivuudesta, rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä, tietohallinnosta, tietoturvallisuudesta ja tietojen sähköisestä arkistoinnista. Kirkkohallitus päättää teknisen käyttöyhteyden välityksellä tapahtuvasta tietojen luovuttamisesta ja muusta kuin kirkon jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta. 

  1. Minkä takia seurakunta saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste? 

Kirjurin sisältämien jäsenrekisteritietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.c artikla ja 9.2.d artikla. Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (652/2023) 8 luvussa sekä väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009). 

  1. Minkälaisia henkilötietoja seurakunta käsittelee? 

Kirjuri sisältää tietoja kirkon nykyisistä ja entisistä jäsenistä (entisen jäsenen tietoja ei päivitetä): 

  • nimet, nimihistoria (nimenmuutokset) 

  • syntymäaika/henkilötunnus 

  • äidinkieli, asiointikieli 

  • osoite, kotikunta, syntymäkotikunta, asuinmaa 

  • asumisen tieto (asuinrakennuksen sijainti) 

  • syntymämaa/-paikka (jos ulkomailla) 

  • sähköpostiosoite 

  • ammatti 

  • kuolintieto 

  • hautaustiedot 

  • kirkkoon liittymis- ja eroamistieto 

  • jäsenyys- ja muuttohistoria 

  • kansalaisuus 

  • perhesuhdetiedot: avioliitto, lapset, vanhemmat 

  • edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskevat tiedot 

  • tietojen luovuttamista koskevat kiellot ja rajoitukset 

  • tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta 

  • kirkollisia toimituksia (kaste, avioliittoon vihkiminen, avioliiton siunaaminen,  

  • hautaan siunaaminen) koskevat tiedot ja tieto toimituksen suorittaneesta papista 

  • kirkollista luottamustehtävää koskevat kirkkojärjestyksen (657/2023) 3 luvun 62 §:ssä säädetyt tiedot 

  • tiedot huollettavista/huoltajista (alaikäiset lapset) 

Kirkon jäseneen liittyvästä viitehenkilöstä (esim. aviopuoliso, lapsi, vanhempi), joka ei ole kirkon jäsen, Kirjurissa on suppeat tiedot. Tapahtumasta riippuen voi viitehenkilöllä olla kuitenkin myös tapahtumakohtainen laajempi tietosisältö (esim. esteiden tutkinnan yhteydessä voi viitehenkilöstä tulla myös tieto siviilisäädystä ja kansalaisuudesta):  

  • nimi 

  • syntymäaika / henkilötunnus 

  • kuolinpäivä 

  • puoliso / -t (jotka ovat jäseniä) = avioliitto/rekisteröity parisuhde 

  • esteidentutkinnat jäsenen kanssa 

  • lapset (jotka ovat jäseniä) 

  • vanhemmat 

  • nimenmuutokset 

  • henkilötunnuksen muutos 

  1. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä? 

Kirjurin sisältämät tiedot ovat peräisin manuaalisista kirkonkirjoista sekä seurakuntien aiemmista jäsentietorekistereistä. Lisäksi tietoja siirtyy väestötietojärjestelmästä ja seurakuntien omista järjestelmistä. Kirjuriin tallennettavia tietoja saadaan lisäksi asianosaiselta itseltään tai hänen huoltajaltaan ja seurakunnan toiminnan yhteydessä (kirkolliset toimitukset). 

  1. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään? 

Kirjuriin tallennetut jäsenrekisteritiedot säilytetään pysyvästi (kirkkolaki 8 luku 14 §). 

  1. Minne tietoja luovutetaan? 

Kirjurin jäsenrekisteritietoja käytetään kirkon omassa toiminnassa ja hallinnossa, ja tämän toiminnan yhteydessä tietoja ei ole tarkoitettu luovutettavaksi kirkon oman toiminnan ulkopuolelle. 

Jäsenrekisterin tietoja käytetään myös viralliseen väestötietoja koskevaan tietopalveluun. Tästä viranomaistehtävästä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 48 §:ssä, jonka mukaan jäsenrekisteristä voidaan luovuttaa jäsenestä yksittäisiä tietoja kirjallisesti henkilön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Tietojen luovuttamisessa on noudatettava soveltuvin osin väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain 4 luvun säännöksiä. Tämän perusteella jäsenrekisterin tietoja luovutetaan muun muassa perunkirjoituksen toimittajille, pankeille, eri viranomaisille, sukututkijoille. Tietoja ei luovuteta sivullisille, jollei se ole virkatehtävän vuoksi välttämätöntä. 

Kirjurin teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu käyttöpalvelu- ja sovellustoimittajalle, joka täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset. 

  1. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle? 

Kirjurin sisältämiä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

  1. Mitä oikeuksia sinulla on? 

Sinulla rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä. 

Sinulla on oikeus: 

  • pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista 

  • pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle 

  • peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi 

  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. 

Jäsenrekisterin ylläpito on lainsäädäntöön perustuva rekisterinpitäjän velvollisuus, mikä rajoittaa rekisteröidyn mahdollisuuksia toteuttaa kaikkia edellä mainittuja oikeuksia. 

Miten voit käyttää oikeuksiasi? 

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla seurakunnassasi. Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi. 

  1. Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot 

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu: 

Tietosuojavaltuutetun toimisto 

Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki 

PL 800, 00531 Helsinki 

tietosuoja(at)om.fi 

029 566 6700 

 

Tietosuojavastaavan yhteystieto: 

lahti.tietosuoja(at)evl.fi